Advocatenkantoor Mr. W. Nass

 

 

email nass@advocatenkantoornass.nl

Menu

Home

 

Contact

 

Kwaliteit

 

Bureaucratie

 

Nieuws

 

Links

 

 

 

Rechtsbijstand en bureaucratie

Op veel gebieden nemen administratieve lasten, regelgeving en bureaucratie hand over hand toe. Ook de advocaten ontkomen hier niet aan. Zo bestaat er al weer meer dan 12 jaar tijd een verplichting om een stichting te "hebben" die de derdengelden beheert. Het woord "hebben" staat tussen aanhalingstekens omdat men uiteraard geen eigenaar van een stichting kan zijn. Alle derdengelden moeten op een bankrekening van die stichting gestort worden. Voor het doen van betalingen hiervan is toestemming van een "tweede handtekeningzetter" nodig. De regeling is omstreden omdat sommigen menen dat via de "tweede handtekeningzetter" de geheimhouding zou worden geschonden.

Later heeft de Nederlandse Orde van Advocaten in samenspraak met de raden voor rechtsbijstand en waarschijnlijk ook het Ministerie van Justitie een "kwaliteitstoets", genaamd "audit", ontwikkeld. Het kwam er op neer dat een "auditor", dat is een door de orde van advocaten daartoe speciaal aangewezen advocaat, naging of de advocaat aan daartoe speciaal vastgestelde regels voldoet. Indien dat het geval is verstrekte de auditor een auditverklaring. Deze was maximaal drie jaar geldig, maar kon ook een kortere geldigheidsduur hebben, dit al naar gelang de mate waarin de advocaat naar het oordeel van de auditor aan de voorschriften voldeed.

Het bedrag dat de auditor hiervoor rekent bedroeg destijds € 1087,79 exclusief b.t.w. en reiskosten. Indien de auditor een verklaring met een kortere geldigheidsduur verstrekt heeft en in verband daarmee een nieuwe audit plaatsvindt, wordt dit een heraudit genoemd. De kosten hiervan waren €  543,90, vermeerderd met btw en reiskosten. De kosten kwamen voor rekening van de advocaat of het kantoor.

Formeel was deze auditverklaring niet verplicht. Advocaten die geen auditverklaring hadden mochten echter geen gefinancierde rechtsbijstand verlenen. Omdat voor het verlenen van gefinancierde rechtsbijstand voor een bepaalde zaak een beschikking van de Raad voor Rechtsbijstand vereist wass die "toevoeging" wordt genoemd, werd deze audit in de wandeling "toevoegingsaudit" genoemd. Daarmee was de deur naar verder opvoeren van de eisen, verdere uitbreiding van het dure bureaucratische apparaat en verdere kostenverhogingen opengezet.

Wat houden deze regels zoal in?

In belangrijke mate hielden deze regels, die overigens niet in een wet zijn vastgelegd, in dat veel, zo niet alles, geregistreerd moet worden. Zo moesten aard en omvang van iedere zaak worden vastgelegd. Uit schriftelijke stukken moet blijken dat de haalbaarheid en de financiële consequentie van een zaak steeds met de cliënt zijn besproken. Van iedere zaak moest aan de cliënt een opdrachtbevestiging worden gezonden. De inhoud van alle gesprekken en telefoongesprekken moest worden vastgelegd. Daarnaast moest de tijdsbesteding in iedere zaak nauwgezet worden bijgehouden. Dit alles moest plaatsvinden op een zodanige wijze dat dit, bij voorkeur op een eenvoudige wijze, door de auditor kon worden vastgesteld. Ook moest aan de cliënt een schriftelijke bevestiging worden gezonden indien een zaak als beëindigd wordt beschouwd, althans er moest een regel zijn dat een cliënt bij afsluiting van een zaak een dergelijk bericht krijgt. In verband met mogelijke belangentegenstellingen moest een register van ex-cliënten worden aangehouden. Niet duidelijk is of ook een register van wederpartijen en ex-wederpartijen worden aangehouden. Dit zou nodig zijn om belangentegenstellingen te voorkomen. Zo lang niet tegen een cliënt of ex-cliënt wordt opgetreden valt echter niet in te zien wat een register van wederpartijen daaraan kan bijdragen.

Hoewel duidelijk zal zijn dat hier sprake is van een forse toename van bureaucratie zou het niet juist zijn om dit alles geheel aan te merken als alleen maar toename van bureaucratie. Overal waar van bureaucratie sprake is heeft deze wel enig doel. Zo kan het voorschrift dat schriftelijk moet worden vastgelegd dat de haalbaarheid van een zaak vooraf besproken is in voorkomende gevallen misverstanden en eventueel daaruit voortvloeiende problemen, voorkomen. Waar naar aanleiding van de audit aanpassingen werden doorgevoerd betekent dat derhalve niet altijd dat de audit de enige reden daartoe is. Bij sommige voorschriften konden vraagtekens worden gezet. Zo is het de vraag of het registreren van ex-cliënten met wie de relatie beëindigd is, niet in strijd komt met wettelijke voorschriften die zijn gemaakt ter bescherming van privacy, terwijl het ook de vraag is of het bijhouden van dergelijke gegevens wel relevant is voor het voorkomen van belangenverstrengeling. Datzelfde geldt in nog sterkere mate voor het registreren van wederpartijen. Vraagtekens kunnen ook worden gezet bij de mededeling omtrent de beëindiging van een zaak. Overigens heeft een dergelijke mededeling, die kan inhouden dat een dossier is gesloten, op zich weinig consequenties. Een mededeling dat een "dossier is gesloten" is in een administratieve handeling die geen rechten doet vervallen. Opmerkelijk is dat tegen de in de Boekhoudverordening opgenomen regeling betreffende de tweede handtekeningzetter bezwaren gerezen zijn omdat de tweede handtekeningzetter de vertrouwelijkheid zou schenden terwijl voor zover bekend niemand zich zorgen maakt over schending van de vertrouwelijkheid via de auditor. De auditor moet namelijk, evenals de tweede handtekeningzetter, dossiers inzien. Overigens hebben zowel de tweede handtekeningzetter als de auditor dezelfde geheimhoudingsplicht als de advocaat. Derhalve mag worden aangenomen dat noch het optreden van de auditor noch dat van de tweede handtekeningzetter gevolgen heeft voor de geheimhouding.

Wat gaat U hiervan merken?

Als U gebruik maakt van de diensten van ondergetekende zult U merken dat steeds veel gesprekken en afspraken e.d. schriftelijk worden bevestigd. Waarschijnlijk hebt U al een of meer opdrachtbevestigingen ontvangen. Allerlei voorschriften en regels zullen strikter worden nageleefd. Dit alles zal ook invloed hebben op de kosten. Deze zullen hoger worden en ook zal strikter te werk worden gegaan met het innen van eigen bijdragen in toevoegingszaken en het doorberekenen van diverse kosten en in voorkomende gevallen het vragen van vooruitbetaling in de vorm van voorschotten.

 

Wat zijn de algemene consequenties op langere termijn?

De toevoegingsaudit is inmiddels formeel afgeschaft. Veel regels die hieraan verbonden waren, zijn nu opgenomen in de "Regeling Vakbekwaamheid"

 januari 2003/juli 2013

 

 

Mr. W. Nass


Meer hierover vindt U op de website Bureaucratie in de advocatuur