Artikel 1
In dit kantoorreglement wordt verstaan onder:
advocaat: de in het kantoor werkzame advocaat
cliënt: de persoon, het bedrijf of de instelling die tegen betaling of op toevoegingsbasis van de diensten van het kantoor of de advocaat gebruik maakt;
beller: iedereen die door middel van het telefoonnummer 040-2445701 met de advocaat of het kantoor contact zoekt;
inkomend telefoongesprek: ieder telefoongesprek dat tot stand komt doordat een beller het telefoonnummer 040-2445701 belt, indien dat telefoongesprek:
door de advocaat is opgenomen
door het antwoordapparaat is opgenomen en de beller een boodschap heeft overgelaten
afkomstig is van een beller die niet afgeschermd heeft gebeld, zodat aan het telefoontoestel te zien is van welk nummer gebeld is en wanneer gebeld is.
antwoordapparaat: het zich in het kantoor bevindende apparaat dat de telefoontjes die, om welke reden dan ook, door de advocaat niet worden aangenomen, aanneemt en de beller de gelegenheid biedt voor de advocaat of het kantoor bestemde berichten in te spreken;
onregelmatighedenoogboek: een bestand waarin de advocaat alle onregelmatigheden bijhoudt;
klachtenfunctionaris: de externe functionaris die belast is met de uitvoering van de interne klachtenregeling en wiens naam als zodanig aan het publiek bekend is gemaakt;
(h) derdengelden: gelden die niet zijn bestemd voor de advocaat in het kader van zijn optreden in die hoedanigheid en die een relatie moeten hebben met betrekking tot de dienst die door hem wordt verleend, maar voor zijn cliënt of enige andere derde, voor zover deze gelden niet kunnen worden aangemerkt als verschotten of griffierechten;
derdengeldrekening: de bankrekening van de Stichting Beheer Derdengelden Eindhoven, waarop de derdengelden zich bevinden;
Intakegesprek: ieder gesprek of contact in welke vorm en onder welke naam dan ook, waarin de wens van een bestaande of nieuwe cliënt om een opdracht aan de advocaat of het kantoor te verstrekken, wordt besproken.
Artikel 2
Bij via het antwoordapparaat ingekomen telefoongesprekken wordt als volgt gehandeld;
Indien het telefoongesprek van een cliënt afkomstig is en een niet nader gepreciseerd terugbelverzoek inhoudt, wordt, indien het telefoongesprek voor 12.00 uur is binnengekomen bij voorkeur dezelfde dag terug gebeld. Indien dat niet mogelijk is wordt de volgende werkdag terug gebeld. Indien dat ook niet mogelijk is, wordt een aantekening gemaakt in het onregelmatighedenlogboek.
Indien het telefoongesprek van een cliënt afkomstig is en een niet nader gepreciseerd terugbelverzoek inhoudt, wordt, indien het telefoongesprek om of na 12.00 uur is binnengekomen bij voorkeur dezelfde dag of indien dat niet mogelijk is de volgende werkdag terug gebeld. Indien ook dat niet mogelijk is wordt de werkdag daarop terug gebeld. Indien dat ook niet mogelijk is, wordt een aantekening gemaakt in het onregelmatighedenlogboek.
Artikel 3
In het onregelmatighedenlogboek worden vermeld:
alle gevallen waarin dit reglement niet is nageleefd
alle gevallen waarin dit reglement uitdrukkelijk vermeldt dat vermelding in het onregelmatighedenlogboek plaats vindt.
alle gebeurtenissen waarvan de advocaat vermelding in het onregelmatighedenlogboek wenselijk acht.
Artikel 4
Minimaal een keer per vier maanden wordt het onregelmatighedenlogboek door de advocaat geëvalueerd teneinde eventuele aanpassingen in dit reglement of de werkwijze te kunnen doorvoeren.
Artikel 5
Van ieder dossier waarin enige activiteit plaatsvindt, wordt, indien zich in dat dossier nog geen zaakformuler bevindt, een zaakformulier aangemaakt. Dit wordt in het dossier aan de binnenkant van de voorflap geniet. Het formulier vermeldt minimaal of er een procedure is en zo ja de status van de procedure.
Van ieder dossier waarin zich al een zaakformulier bevindt en enige proceshandeling plaatsvindt, wordt op het zaakformulier een zodanige aantekening gemaakt, dat daaruit de status van de procedure kan worden afgeleid.
Artikel 6
Indien het kantoor of de advocaat enig bedrag ontvangt dat als derdengelden kan worden aangemerkt, zorgt de advocaat ervoor dat dit bedrag onverwijld aan de rechthebbende wordt overgemaakt. Indien dat om ongeacht welke reden niet mogelijk is, zorgt de advocaat ervoor dat het bedrag onverwijld op de derdengeldrekening wordt overgemaakt.
Artikel 6a
Binnen een week nadat de advocaat verneemt dat op de derdengeldrekening een bedrag is bijgeschreven dat bestemd is voor een cliënt neemt de advocaat contact op met de tweede handtekeningzetter. Indien en zodra een mogelijkheid bestaat tot doorbetaling waardoor bevrijdend betaald wordt, doet de advocaat het mogelijke om te bevorderen dat de doorbetaling zo spoedig mogelijk plaats vindt.
Artikel 6b
Betalingen van de derdengeldrekening kunnen uitsluitend plaatsvinden door de advocaat en de tweede handtekeningzetter die daarbij gezamenlijk handelen,
Artikel 6c
Indien in een zaak waarvoor een toevoeging verleend is door een wederpartij op de derdengeldrekening een bedrag wordt overgemaakt dat als proceskosten kan worden aangemerkt en voor de advocaat bestemd is, mag dit bedrag aan de advocaat worden overgemaakt indien aan een van de volgende voorwaarden is voldaan;
de advocaat heeft aan de cliënt niets in rekening gebracht, dus ook geen eigen bijdrage of griffierecht;
de advocaat heeft de toevoeging bij de Raad voor Rechtsbijstand gedeclareerd en de Raad voor Rechtsbijstand heeft de ontvangen kostenveroordeling op de toevoegingsvergoeding in mindering gebracht, mits de door de cliënt betaalde eigen bijdrage en/of het door de cliënt betaalde griffierecht voorafgaand aan of gelijktijdig met de betaling aan de advocaat worden terugbetaald;
de cliënt heeft er ondubbelzinnig mee ingestemd dat het bedrag aan de advocaat wordt overgemaakt.
Artikel 6d
Derdengelden mogen niet strekken tot zekerheid van het ontvangen van een declaratie die ten laste van een cliënt komt, van de advocaat, de praktijk van de advocaat of het kantoor en mogen ook op geen enkele andere wijze in strijd met hun bestemming worden gebruikt.
Artikel 6e
Gelden die zich bevinden op de derdengeldrekening mogen slechts gebruikt worden ter voldoening van een declaratie indien de rechthebbende daarmee ondubbelzinnig instemt en de advocaat dit onverwijld schriftelijk vastlegt met verwijzing naar een specifiek omschreven declaratie en het verschuldigde bedrag.
Artikel 7
De advocaat verricht geen diensten waarop de WWFT van toepassing is. Of op een dienst de wwft van toepassing is kan worden vastgesteld aan de hand van artikel 1a lid 4 onder c van de WWFT.
Artikel 8
Binnen een week na inname van een nieuwe zaak of opdracht wordt aan de cliënt een opdrachtbevestiging toegezonden met gebruikmaking van het daartoe bestemde model. Indien het een opdracht betreft die zich naar verwachting beperkt tot het verzenden van een eenvoudige brief waarvoor geen kosten in rekening worden gebracht, kan met een verkorte opdrachtbevestiging met gebruikmaking van het daartoe bestemde model worden volstaan.
Indien in een zaak die op of na 1 februari 2011 is binnengekomen niet uiterlijk een week later een opdrachtbevestiging is verzonden, wordt hiervan aantekening gemaakt in het onregelmatighedenlogboek.
Indien uit een dossier blijkt dat geen opdrachtbevestiging is verzonden terwijl dat wel had gemoeten, wordt, indien dat op een zinvolle wijze mogelijk is alsnog een opdrachtbevestiging is verzonden. Indien het alsnog verzenden van een opdrachtbevestiging niet op een zinvolle wijze mogelijk is, wordt hiervan aantekening gemaakt in het onregelmatighedenlogboek.
Artikel 8a
Bij ieder intakegesprek informeert de advocaat de cliënt zo mogelijk over de werkzaamheden van de advocaat, het belang van de zaak, de kansen en eventuele gevolgen van bepaalde rechtshandelingen, het te verwachten tijdsbeslag, de financiële consequenties, de manier van communiceren (telefoon, post, e-mail) en de bereikbaarheid van de advocaat. Indien en voor zover deze informatie bij gelegenheid van het intakegesprek niet of niet in voldoende mate kon worden verstrekt, verstrekt de advocaat deze bij de opdrachtbevestiging of indien dat niet mogelijk is, op andere wijze.
Artikel 8b
De advocaat neemt alleen zaken aan die gelet op de kantoororganisatie adequaat behandeld kunnen worden en waarvoor de advocaat de deskundigheid bezit, dan wel waarvoor gebruik gemaakt wordt van de deskundigheid van een derde?
Indien de zaak betrekking heeft op een bijstandsuitkering of indien met betrekking tot de zaak een verwijzing door het juridisch loket heeft plaatsgevonden en de zaak valt onder het voorkeursgebied “sociale voorzieningen”, kan de advocaat zonder verdere beoordeling of verder onderzoek vaststellen dat aan de in lid 1 bedoelde voorwaarde is voldaan.
In alle andere dan de in lid 1 en lid 2 bedoelde gevallen, gaat de advocaat er van uit dat niet aan de in lid 1 bedoelde voorwaarde is voldaan tenzij op goede gronden anders kan worden besloten.
Artikel 8c
Alvorens een opdracht te aanvaarden gaat de advocaat na of er in redelijkheid aanwijzingen bestaan dat de opdracht strekt tot voorbereiding, ondersteuning of afscherming van onwettige activiteiten.
Artikel 9
Indien een opdracht wordt aanvaard van een cliënt die niet bekend is vraagt de advocaat de cliënt zich te legitimeren tenzij omstandigheden dit onmogelijk maken. Indien geconstateerd wordt dat werkzaamheden zijn verricht ten behoeve van een cliënt die zich niet gelegitimeerd en op 1 juli 2009 nog geen cliënt was, heeft kan de advocaat de cliënt alsnog verzoeken zich te legitimeren. Indien de cliënt hier zonder geldige redenen niet aan voldoet kan de advocaat de werkzaamheden beëindigen, doch niet zonder de cliënt te hebben ingelicht over de verplichtingen die de advocaat nopen de cliënt te vragen zich te legitimeren en de cliënt voldoende gelegenheid te hebben gegeven zich alsnog te legitimeren.
Artikel 10
Uitgangspunt bij het betalingsverkeer is dat betalingen giraal plaatsvinden. Contant betalingsverkeer dient zo veel mogelijk te worden vermeden. Indien een contante betaling wordt aangenomen van een cliënt, wordt daarvan aantekening gemaakt en een schriftelijke bevestiging aan de cliënt verzonden. In geval van contante betaling van meer dan € 5000,-- in één jaar vindt overleg met de deken plaats
Artikel 11
De advocaat kan afschriften dit kantoorreglement aan cliënten ter beschikking stellen of dit kantoorreglement openbaar maken.
Artikel 12
De advocaat kan dit kantoorreglement te allen tijde wijzigen. Aan het slot van het kantoorreglement wordt de datum van de laatste wijziging vermeld.
Laatstelijk gewijzigd 22 augustus 2022