|
Advocatenkantoor Mr. W. Nass
|
|
Menu |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Rechtsbijstand en bureaucratie
Op veel gebieden nemen administratieve lasten, regelgeving en bureaucratie hand over hand toe. Ook de advocaten ontkomen hier niet aan. Zo bestaat er al weer geruime tijd een verplichting om een stichting te "hebben" die de derdengelden beheert. Het woord "hebben" staat tussen aanhalingstekens omdat men uiteraard geen eigenaar van een stichting kan zijn. Alle derdengelden moeten op een bankrekening van die stichting gestort worden. Voor het doen van betalingen hiervan is toestemming van een "tweede handtekeningzetter" nodig. De regeling is omstreden omdat sommigen menen dat via de "tweede handtekeningzetter" de geheimhouding zou worden geschonden.
Inmiddels heeft de Nederlandse Orde van Advocaten in samenspraak met de raden voor rechtsbijstand en waarschijnlijk ook het Ministerie van Justitie een "kwaliteitstoets", genaamd "audit", ontwikkeld. Het komt er op neer dat een "auditor", dat is een door de orde van advocaten daartoe speciaal aangewezen advocaat, nagaat of de advocaat aan daartoe speciaal vastgestelde regels voldoet. Indien dat het geval is verstrekt de auditor een auditverklaring. Deze is maximaal drie jaar geldig, maar kan ook een kortere geldigheidsduur hebben, dit al naar gelang de mate waarin de advocaat naar het oordeel van de auditor aan de voorschriften voldoet.
Het bedrag dat de auditor hiervoor rekent bedraagt thans € 1087,79 exclusief b.t.w. en reiskosten. Indien de auditor een verklaring met een kortere geldigheidsduur verstrekt heeft en in verband daarmee een nieuwe audit plaatsvindt, wordt dit een heraudit genoemd. De kosten hiervan bedragen thans € 543,90, vermeerderd met btw en reiskosten. De kosten komen voor rekening van de advocaat.
Formeel is deze auditverklaring niet verplicht. Advocaten die geen auditverklaring hebben mogen echter geen gefinancierde rechtsbijstand verlenen. Omdat voor het verlenen van gefinancierde rechtsbijstand voor een bepaalde zaak een beschikking van de Raad voor Rechtsbijstand vereist is die "toevoeging" wordt genoemd, wordt deze audit in de wandeling "toevoegingsaudit" genoemd. Omdat de deur naar verder opvoeren van de eisen, verdere uitbreiding van het bureaucratische apparaat en verdere kostenverhogingen is opengezet en niet meer gesloten kan worden kan een verdere uitval nog komen. Overigens is het de vraag of deze gang van zaken juridisch houdbaar is, maar een advocaat die geen auditverklaring wil aanvragen en toch gefinancierde rechtsbijstand wil blijven verlenen zal een zware en waarschijnlijk langdurige procedure moeten gaan voeren met een onzekere uitkomst en zal zo lang deze procedure loopt geen gefinancierde rechtsbijstand kunnen verlenen.
Wat houden deze regels zoal in?
In belangrijke mate houden deze regels, die overigens niet in een wet zijn vastgelegd, in dat veel, zo niet alles, geregistreerd moet worden. Zo moeten aard en omvang van iedere zaak worden vastgelegd. Uit schriftelijke stukken moet blijken dat de haalbaarheid en de financiële consequentie van een zaak steeds met de cliënt zijn besproken. Van iedere zaak moet aan de cliënt een opdrachtbevestiging worden gezonden. De inhoud van alle gesprekken en telefoongesprekken moet worden vastgelegd. Daarnaast moet de tijdsbesteding in iedere zaak nauwgezet worden bijgehouden. Dit alles moet plaatsvinden op een zodanige wijze dat dit, bij voorkeur op een eenvoudige wijze, door de auditor kan worden vastgesteld. Ook moet aan de cliënt een schriftelijke bevestiging worden gezonden indien een zaak als beëindigd wordt beschouwd, althans er moet een regel zijn dat een cliënt bij afsluiting van een zaak een dergelijk bericht krijgt. In verband met mogelijke belangentegenstellingen moet een register van ex-cliënten worden aangehouden. Niet duidelijk is of ook een register van wederpartijen en ex-wederpartijen worden aangehouden. Dit zou nodig zijn om belangentegenstellingen te voorkomen. Zo lang niet tegen een cliënt of ex-cliënt wordt opgetreden valt echter niet in te zien wat een register van wederpartijen daaraan kan bijdragen.
Hoewel duidelijk zal zijn dat hier sprake is van een forse toename van bureaucratie zou het niet juist zijn om dit alles geheel aan te merken als alleen maar toename van bureaucratie. Overal waar van bureaucratie sprake is heeft deze wel enig doel. Zo kan het voorschrift dat schriftelijk moet worden vastgelegd dat de haalbaarheid van een zaak vooraf besproken is in voorkomende gevallen misverstanden en eventueel daaruit voortvloeiende problemen, voorkomen. Waar naar aanleiding van de audit aanpassingen worden doorgevoerd betekent dat derhalve niet altijd dat de audit de enige reden daartoe is. Bij sommige voorschriften kunnen vraagtekens worden gezet. Zo is het de vraag of het registreren van ex-cliënten met wie de relatie beëindigd is, niet in strijd komt met wettelijke voorschriften die zijn gemaakt ter bescherming van privacy, terwijl het ook de vraag is of het bijhouden van dergelijke gegevens wel relevant is voor het voorkomen van belangenverstrengeling. Datzelfde geldt in nog sterkere mate voor het registreren van wederpartijen. Vraagtekens kunnen ook worden gezet bij de mededeling omtrent de beëindiging van een zaak. Overigens heeft een dergelijke mededeling, die kan inhouden dat een dossier is gesloten, op zich weinig consequenties. Een mededeling dat een "dossier is gesloten" is in een administratieve handeling die geen rechten doet vervallen. Opmerkelijk is dat tegen de in de Boekhoudverordening opgenomen regeling betreffende de tweede handtekeningzetter bezwaren gerezen zijn omdat de tweede handtekeningzetter de vertrouwelijkheid zou schenden terwijl voor zover bekend niemand zich zorgen maakt over schending van de vertrouwelijkheid via de auditor. De auditor moet namelijk, evenals de tweede handtekeningzetter, dossiers inzien. Overigens hebben zowel de tweede handtekeningzetter als de auditor dezelfde geheimhoudingsplicht als de advocaat. Derhalve mag worden aangenomen dat noch het optreden van de auditor noch dat van de tweede handtekeningzetter gevolgen heeft voor de geheimhouding.
Wat gaat U hiervan merken?
Als U gebruik maakt van de diensten van ondergetekende zult U merken dat steeds meer gesprekken en afspraken e.d. schriftelijk worden bevestigd. Waarschijnlijk hebt U al een of meer opdrachtbevestigingen ontvangen. Allerlei voorschriften en regels zullen strikter worden nageleefd. Dit alles zal ook invloed hebben op de kosten. Deze zullen hoger worden en ook zal strikter te werk worden gegaan met het innen van eigen bijdragen in toevoegingszaken en het doorberekenen van diverse kosten en in voorkomende gevallen het vragen van vooruitbetaling in de vorm van voorschotten.
Wat zijn de algemene consequenties op langere termijn?
De feitelijke situatie is nu al alleen nog advocaten die een auditverklaring hebben, gefinancierde rechtsbijstand kunnen verlenen, ook al staat niet vast dat dit in de huidige vorm juridisch stand zal houden. Zoals hiervoor al aangegeven moet er rekening mee moeten worden gehouden dat een groter deel van het aanbod van gefinancierde rechtsbijstand zal uitvallen en, het aanbod van gefinancierde rechtsbijstand dat over blijft met meer bureaucratie omgeven gaat worden. De bezuinigingen op gefinancierde rechtsbijstand die er aan dreigen te komen, zullen dit effect versterken. Misschien zal het moeilijk worden een advocaat die gefinancierde rechtsbijstand verleent te vinden. De "advocaat van onvermogen" is al teruggekeerd. Misschien komen er wachtlijsten. De Raad voor Rechtsbijstand te 's Hertogenbosch heeft een aantal jaren geleden een uitnodiging tot het doen van een aanbod aan advocaten met een auditverklaring gedaan, waarvan de bedoeling is dat de Raad voor Rechtsbijstand cliënten, waarbij waarschijnlijk gedacht moet worden aan cliënten die niet meer bij hun eigen advocaat terecht kunnen, doorverwijst naar de advocaat die een dergelijk arrangement met de Raad voor Rechtsbijstand heeft besloten. Het is duidelijk dat verwacht wordt dat rechtzoekenden die om de hiervoor genoemde reden niet meer bij hun eigen advocaat terecht kunnen zich tot de Raad voor Rechtsbijstand gaan wenden. Het idee dat de raden voor rechtsbijstand hiermee een probleem zouden krijgen is waarschijnlijk een misverstand. Wanneer er een lange rij mensen achter een loket staat hebben de mensen die in de rij staan een probleem en niet degene die achter het loket zit. Gevolg hiervan zou kunnen zijn dat gezocht wordt naar alternatieven voor gefinancierde rechtsbijstand en daardoor de behoefte toeneemt aan de mogelijkheid om vooraf afspraken te maken die inhouden dat het honorarium dat een advocaat in rekening brengt afhankelijk is van het behaalde resultaat. Dergelijke afspraken zijn nu nog verboden. Weliswaar staat dit verbod ter discussie, maar het zou te ver gaan om te zeggen dat het op de helling staat.plan om dit verbod te verzachten, maar voorlopig ziet het er naar uit dat een eventuele verzachting van dit verbod aan zo veel beperkingen en voorwaarden gebonden zal zijn dat dit geen basis zal bieden voor een alternatief voor gefinancierde rechtsbijstand.
De boodschap is, samengevat, meer formaliteiten, administratie en bureaucratie en meer kosten, waarbij er rekening mee moet worden gehouden dat de gefinancierde rechtsbijstand een aflopende zaak zal zijn. Mocht zich onverhoopt de omstandigheid voordoen dat ik niet meer op basis van gefinancierde rechtsbijstand kan werken dan zal ik mogelijkerwijs voor cliënten voor wie ik daarvoor op toevoegingsbasis heb gewerkt en misschien op beperkte schaal ook aan anderen die, indien werken op toevoegingsbasis mogelijk zou zijn, daarvoor in aanmerking komen, diensten verlenen tegen een sterk verminderd tarief. Ook dit zal echter een kostenverhoging vergeleken met de huidige situatie betekenen. Overigens bestaat de mogelijkheid dat ik in dat geval verplicht zal zijn te wijzen op de mogelijkheid om gebruik te maken van de diensten van een bureau voor rechtshulp of een advocaat die is ingeschreven bij de Raad voor Rechtsbijstand.
Inmiddels doen al geruime tijd hardnekkige geruchten de ronde dat de toevoegingsaudit zo goed als afgeschaft is. "Zo goed als afgeschaft" betekent echter niet helemaal afgeschaft en "niet helemaal afgeschaft" betekent niet afgeschaft.
Hoe dan ook, met ingang van 2010 komen er veel nieuwe regels. Deze worden "de nieuwe bureaucratie" genoemd. Een deel van deze regels is afkomstig van de Raad voor Rechtsbijstand en geldt alleen voor advocaten die toevoegingen behandelen en een ander deel is afkomstig van de Orde van advocaten en geldt voor alle advocaten. Of deze regels in de plaats komen van de regels van de toevoegingsaudit of daarboven komen, in die zin dat de regels van de toevoegingsaudit en de nieuwe bureaucratie naast elkaar blijven bestaan, staat nog niet vast.
januari 2003/december 2009
Mr. W. Nass
Meer hierover vindt U op de website Bureaucratie in de advocatuur
